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社内システムを作りたい

目的編 - 2016年3月24日

最近では、社内システムを気軽にウェブシステムを用いて業務の効率化を図る会社が増えてきました。以前までは専用のアプリケーションを作りパソコンにインストールして……と、導入までにいくつものハードルがありましたが、現在では、ウェブブラウザを用いてどの環境でも閲覧でき、更にスマホやタブレットからでも使用できるシステムが作れるようになった為、社内システムの導入は以前より身近になったのではないでしょうか?

そこで、社内システムを作りたい方へ重要なポイントをご紹介します。

最重要点は、要件の洗い出し

listup元々システム開発では要件の洗い出しは非常に重要なのですが、社内システムの場合、他のシステムより更に重要となってきます。
何故かというと、よくあるウェブシステムは、一般ユーザーに向けて一般的な動作という当たり前の動きを想定して作るので、要件にない内容もプログラマーが確認を取り対処することも可能なのですが、社内システムは完全にオリジナルなので、システムがどのように活用されるか、社内の人にしかわからない点が多く発生します。その為、仕様漏れが発生する確率が格段に高くなるのです

例えば、このシーンではこういったオペレーションが発生することがある、とか、こういったシチュエーションが発生した場合はこんな風に動く必要がある……等。
プログラマー側で想定することが難しく、仕様の確認段階で出てこない要件は、後々修正作業が必要となり、追加工数が発生してしまいます。

システム的に、同じ要件でも、最初から設計した方が工数が少なくてすむ場合もある為、無駄をなくすためにも、必ず、仕様の確認段階で、日々の業務で発生する様々なシチュエーションをディレクターにお知らせいただくこと、また書面にしてお渡していただくことが重要となります。(口頭でお伝えいただいた場合、仕様から漏れてしまう可能性があるので、必ず書面にて明記ください。)

reserve2ただ、人間ですから、どんなに細かく想定したとしても、どうしても仕様漏れは発生してしまいます。その為、社内システムを作る場合は、追加工数分の二段階の予算を付けることをお勧めしています。
事前にある程度追加工数を見込んでの予算を立てておけば、どうしても必要な機能等取捨選択し、機能的なシステムを実現することができます。

最終決定権を持つ人は一人に絞る

vote社内システムの場合、社内のプロジェクト担当者が複数設定される場合がありますが、それぞれの意見が合わず、結果的にどうしたいのか、曖昧になってしまうことがあります。

仕様を決めている最中は、全員の意見が一致せず、なかなか意見をまとめることができない内容が必ず出てきます。

もし、社内の意見が割れた場合は、責任者が最終決定し、それからぶれないようにすることが重要です。

必要機能の選定は優先順位を付ける

最初のリリースから、社員全員が満足するシステムを作ろうとすると、莫大な時間とコストがかかってしまいます。その為、予算とスケジュールを把握し、切るべきところは切り、入れるべきところは入れる、といった判断が必要になります。

ただ、必要と思われる機能を無くすというとどうしても判断が難しくなる為、まずは洗い出せた各機能に優先順位を付けることをお勧めします。例えば第一フェーズで実現する必要のある最優先の機能、第二フェーズで、より効率的な業務をする為に実現する機能、など。各機能に順位をふると、見えてくるものがあります。

立ち上げただけでは終わらない、システムの維持について

update他のシステムにも言えることですが、社内システムの場合、大抵、追加開発が必要になります。業務形態や顧客が日々変わっていくので、それに合わせて調整する必要が出てくるからです。

その為、例え立ち上げ時に全ての要望を実現したとしても、後に調整が必要となってくることを事前に理解しておきましょう。

満足のいくシステムを作る為に

満足のいくシステムを作る為には、事前の準備と心構えが重要になってきます。
何も準備をしていない状況で、全て制作会社任せになってしまうと、結果的に想像していたものと違う、という事態が発生してしまいます。

本業の方で忙しいと思いますが、担当者の方がいかに事前に準備に携われるか、いかに、熱意をもってやりたいことを伝えていただけるか、また、認識に相違ある場合は、しっかりとご指摘していただけるかが重要です。

慣れない作業で、非常に大変だと思いますが、困った時はディレクターを頼っていただき、満足いくシステムを作っていただきたいと思います。

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